Die drei wichtigsten Regeln für das manuelle Führen der offenen Posten:
1. Keine Verwendung der Konten «Debitoren (Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (FLL)» und «Kreditoren (Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (VLL))» während des Geschäftsjahres
Anstatt den Eingang und Ausgang von Rechnungen zu buchen, werden folgende vier Ordner angelegt:
- Offene Debitoren
- Bezahlte Debitoren
- Offene Kreditoren
- Bezahlte Kreditoren
Wenn eine Rechnung eingeht oder versendet wird, wird sie in den Ordner «offene Debitoren» bzw. «offene Kreditoren» abgelegt.
Sobald die Rechnung bezahlt wurde, erfolgt eine Buchung (vgl. Regel 2) und die Rechnung wird dem Ordner «offene Debitoren» bzw. «offene Kreditoren» entnommen und mit Beleg in den entsprechenden Ordner «bezahlte Debitoren» bzw. «bezahlte Kreditoren» gelegt. Zahlungsdatum und Zahlweg (Ka/Po/Ba) werden auf der Rechnung notiert.
Mit diesem Prinzip werden also die Konten «Debitoren» und «Kreditoren» nur bei der Eröffnung und beim Abschluss verwendet und sind somit ruhende Konten.
2. Nur buchen, wenn Geld fliesst!
Eine Buchung erfolgt nur dann, wenn im Kreditverkehr Geld fliesst, also nur wenn die Kasse, Post oder die Bank betroffen ist. Dies bedeutet, dass Rabatte, Skonti oder Rücksendungen ebenfalls nicht gebucht werden. Hingegen wird der Beleg eines solchen Geschäfts zur entsprechenden Rechnung im Ordner «offene Kreditoren» oder «offene Debitoren» gelegt. Sobald Geld geflossen ist, wird die Zahlung wie folgt verbucht:
- Wareneinkauf: Warenaufwand – Liquide Mittel (Ka/Po/Ba)
- Warenverkauf: Liquide Mittel (Ka/Po/Ba) – Warenertrag
- Achtung: Verschiedene MwSt-Codes sind separat zu verbuchen
3. Veränderung bei den Konten Debitoren und Kreditoren
Bei den Ordnern «offene Debitoren» und «offene Kreditoren» wird vor dem Abschluss eine Liste mit Rechnungs-Datum, Name und Betrag erstellt. Das Total dieser Listen bilden die Schluss-Saldi der Konten Debitoren und Kreditoren.
Diese beiden Konten zeigen bis dahin nur die Anfangsbestände auf. Aus diesem Grund ist nun eine Veränderung zu buchen.
Beispiele von Buchungen, pro MwSt-Code und Erlöskonto rsp. Aufwandkonto erfolgen separate Buchungen:
- Zunahme der «offenen Debitoren»: Debitoren – Erlös
- Abnahme der «offenen Debitoren»: Erlös – Debitoren
- Zunahme der «offenen Kreditoren»: Aufwand – Kreditoren
- Abnahme der «offenen Kreditoren»: Kreditoren – Aufwand
Alternativ dazu können die offenen Rechnungen Ende Jahr auch einzeln auf die Konti Debitoren oder Kreditoren gebucht werden. Am Anfang des Jahres werden alle wieder zurückgebucht.
Achtung: Für diese Buchungen ist der seprarate MwSt-Code zu verwenden, damit diese Buchungen nicht auf der MwSt-Abrechnung erscheinen. Dies gilt für die meisten Klein- und Mini-Betriebe, welche nach der vereinnahmten Methode abrechnen. (es besteht kein Geldfluss)
Vorteile:
Beim manuellen Führen der offen Posten fällt während des Geschäftsjahres deutlich weniger Arbeit an, da viel weniger Buchungen erfolgen als bei den elektronisch geführten Offen Posten Buchhaltungen. Vor allem die zeitintensiven Buchungen von Rechnungen, Skonti, Rabatten oder Rücksendungen entfallen. Dadurch wird die Buchhaltung deutlich vereinfacht und verschnellert.
Nachteile:
Überblick: Die verschiedenen Ordner müssen regelmässig kontrolliert werden, damit sichergestellt werden kann, dass Debitoren rechtzeitig bezahlen und Kreditoren rechtzeitig bezahlt werden.
Sicherheit: Bei einem Verlust der Ordner sind die Rechnungen nur mit sehr viel Aufwand wiederbeschaffbar, da sie nicht elektronisch erfasst wurden.